Mục lục
Nhu cầu tổ chức hội nghị hội thảo hội họp
Cơ quan chính phủ dần phổ cập họp trực tuyến hội nghị trực tuyến vào hội họp, công ty nhà máy bệnh viện cơ sở y tế phát triển giải pháp kết nối từ xa, kết nối nhiều phòng họp hội thảo với nhau….Đó chính là những nhu cầu cần thiết cho việc lắp đặt âm thanh hội nghị hội thảo chuyên nghiệp.
Ngoài ra, các hội nghị quy mô lớn cũng thường xuyên được tổ chức phục vụ các buổi tổng kết cuối năm, thúc đẩy sản xuất hay hội nghị kết nối người lao động….
Thiết bị micro cho âm thanh hội nghị
Nhìn chung, chúng ta sẽ sử dụng micro cổ ngỗng trong ứng dụng lắp đặt, giải pháp âm thanh hội thảo hội nghị. Tại sao lại lựa chọn micro thiết kế có cổ ngỗng ? Bởi vì phần cổ ngỗng được các hãng sản xuất nghiên cứu và phát triển cho phép dễ dàng điều chỉnh vị trí micro gần với miệng người nói nhất. Thiết kế này thực sự là bước đột phá và ứng dụng chuyên dụng trong thiết bị micro dành cho hội họp, hội thảo.
Theo nghiên cứu, các thiết bị micro dành cho hội nghị hội thảo chuyên nghiệp không chỉ có cổ ngỗng dài, trang bị nhiều vị trí cổ ngỗng khác nhau để điều chỉnh vị trí micro mà còn có phần bàn điều khiển tích hợp sẵn loa, có các phím chức năng như xin phát biểu, chức năng bỏ phiếu, chức năng phiên dịch….
Trong 1 dự án lắp đặt âm thanh hội nghị, hệ thống âm thanh hội nghị sẽ sử dụng nhiều micro cổ ngỗng khác nhau. Trong đó, bao gồm cả micro dành cho đại biểu và micro dành cho chủ tịch điều hành. Các micro sẽ kết nối nối tiếp với nhau theo các line, cắm vào jack tại bộ trung tâm.
Hệ thống hội thảo nền tảng cho hội nghị trực tuyến
Nói về hội nghị trực tuyến, chúng ta có thể hiểu đơn giản, đó là sử dụng các giải pháp kết nối từ xa, kết nối nhiều phòng họp truyền thống với nhau. Chính vì thế, hệ thống hội thảo cho phòng họp được coi là nền tảng cần thiết để xây dựng giải pháp trực tuyến.
Hệ thống hội thảo hội nghị sử dụng nhiều thiết bị khác nhau, trong đó có micro cổ ngỗng, bộ điều khiển trung tâm, loa hội thảo….
Loa hội trường cho phòng hội nghị
Đối với các cuộc hội nghị quy mô lớn phục vụ các buổi sự kiện như tổng công ty tổ chức tổng kết cuối năm, chính phủ tổ chức hội nghị kết nối người lao động hay nhà máy tổ chức hội thảo thúc đẩy sản xuất…thì cần phải có các thiết bị âm thanh hỗ trợ phát thanh quy mô lớn. Trong trường hợp này, khuyên dùng kết hợp hệ thống hội thảo truyền thống cùng loa hội trường công suất. Loa hội trường đảm bảo cho âm thanh cuộc họp, các tín hiệu phát biểu được truyền tải đi xa hơn, tới tất cả các vị trí trong trung tâm hội nghị.
Giải pháp kết nối từ xa cho hội nghị trực tuyến
Vấn đề được quan tâm nhất vẫn luôn là giải pháp kết nối. Các thiết bị hội thảo như micro, loa vẫn được sử dụng là quan trọng nhất trong việc tương tác trong cuộc họp. Sử dụng thêm camera cung cấp hình ảnh tương tác tại các điểm cầu.
Cần sử dụng các giải pháp kết nối từ xa như sử dụng thiết bị MCU hội nghị truyền hình, phần mềm hội nghị đám mây, phần mềm video call….
Camera hội nghị trực tuyến
Camera giúp chúng ta ghi lại hình ảnh từ điểm cầu này và hình ảnh video đó sẽ được truyền tải trực tuyến sang các điểm cầu khác thông qua giải pháp kết nối. Camera cần có thiết kế 360 độ, khả năng bắt hình ảnh quy mô rộng, góc rộng, bao trọn phòng họp, cho hình ảnh rõ nét, hình ảnh thật như hội họp gặp mặt trực tiếp.
Hội nghị khách hàng cần chuẩn bị những gì?
Qua quá trình khảo sát ý kiến khách hàng, có vẻ như thiết bị âm thanh chuyên dụng không phải là vấn đề duy nhất trong quá trình tổ chức hội nghị khách hàng. Bên cạnh đó, chúng ta cần phải có một số chuẩn bị cơ bản cho buổi hội như sau:
Phông bạt: Nổi bật bắt mắt nhất trên phía trên cùng của sân khấu, là các thông tin về hội nghị được trang trí, gắn lên trên phần phông bạt hội nghị. Phông bạt hội nghị là nơi cung cấp các thông tin cần thiết như hội nghị về vấn đề gì, các thành viên tham gia gồm những ai, cuộc họp lần thứ bao nhiêu…
Background: Tương tự như phông bạt ứng dụng trong hội nghị hội họp UBND, chúng ta sử dụng background với vai trò tương tự, ứng dụng trong các lễ kỷ niệm sang trọng. Background tự thiết kế theo yêu cầu cho thẩm mỹ cao hơn, đẹp hơn nhiều.
Nhân viên phục vụ tiếp nước: Hội nghị trực tuyến chính phủ hay các hội nghị hội thảo công ty tư nhân nói chung đều có sự tham gia của hàng chục, hàng trăm đại biểu. Là một người điều hành, tổ chức hội nghị, chúng ta cần phân công, bố trí nhân viên phục vụ tiếp nước, dẫn đường, giải đáp thắc mắc câu hỏi của người tham dự.
Backdrop: Backdrop là những tấm banner nhỏ, dạng hình dọc, đặt ở cửa ra vào, nơi dễ nhìn nhận nhất để các đại biểu tham gia hội nghị biết địa điểm tổ chức.
Hashtag: Chuẩn bị Hashtag, các tấm chụp hình, selfie, cầm tay cho hội nghị cũng rất quan trọng.
Clip trình chiếu kỷ niệm : Chuẩn bị các clip sôi động, ấn tượng về chủ đề hội nghị để trình chiếu người xem trong quá trình diễn ra, tổ chức.
